KOSGEB Kapasite Geliştirme ödeme süreci: belge ve nakit akışı rehberi

Onay ile ödeme neden ayrı işlerdir?

Proje onayı dosyanızın kabul edilen kapsamını belirler. Ödeme aşamasında ise gerçekleşen işlemin bu kapsama uyup uymadığı ve gerekli belgelerle ispatlanıp ispatlanmadığı önem kazanır. KOSGEB’in güncel program sayfasındaki uygulama esasları, ödeme talep formu ve eklerini aynı sürüm üzerinden kullanın.

Ödeme dosyasını eşleştirme tablosu

Aşağıdaki çalışma tablosu, resmî ek listesinin yerine geçmez. Kendi dosyanızdaki işlemleri izlemek için kullanılır.

Takip alanı	Dosyaya yazılacak bilgi	Çapraz kontrol
Onaylanan gider	Kurul kararındaki gider ve kapsam	Satın alınan ürün/hizmet aynı mı?
Tedarik belgesi	Fatura, sözleşme ve teslim kaydı	Unvan, miktar ve tarih birbiriyle tutarlı mı?
Kredi kaydı	Kullanım, taksit ve ödeme bilgileri	Banka kayıtlarıyla eşleşiyor mu?
Ödeme talebi	İlgili dönem, form ve ekler	Eksik belge veya mükerrer kayıt var mı?
Kurum dönüşü	Eksik talebi ve cevap tarihi	Cevap sorumlusu belli mi?

Örnek dosya düzeni

Bir yazılım gideri için tek klasörde teklif, sözleşme, fatura, teslim/kabul kaydı ve ilgili ödeme belgelerini tutun. Başvuruda hangi faaliyete bağlandığını kısa bir notla ekleyin. Klasör adında gider kodu kullanmak muhasebe ile proje ekibinin aynı kaydı konuşmasını kolaylaştırır.

Bu düzen kabul garantisi değildir; inceleme sırasında bir işlemin izini sürmeyi kolaylaştırır. Belge üzerinde sonradan düzeltme gerekiyorsa muhasebe ve ilgili kurumla usulünü netleştirin; belgeyi sessizce değiştirerek sunmayın.

Nakit akışında hangi boşluğu planlamalısınız?

Tedarikçiye ödeme tarihi, kredi taksiti ve desteğin değerlendirilmesi aynı güne denk gelmeyebilir. Aylık planınızda bu üç hareketi ayrı gösterin. Destek için kesin bir ödeme günü varsaymak yerine, beklenenden geç sonuçlanırsa kullanacağınız kaynağı belirleyin.

Dosya eksik bulunursa

Eksik talebini madde madde bir cevap listesine çevirin. Her maddeye sorumlu kişi, tamamlanma tarihi ve belge adı ekleyin. Aynı dosyanın farklı sürümlerini göndermemek için son kontrolü tek kişi yapsın. Programın çerçevesi için Kapasite Geliştirme rehberine bakabilirsiniz.